Integritet och personuppgifter

Skyddet av din personliga integritet är viktig för oss

Skyddet av din personliga integritet är viktig för oss. Vi är angelägna om att dina personuppgifter skyddas varför vi uteslutande behandlar dina personuppgifter i enlighet med den allmänna dataskyddsförordningen (EU 2016/679) och annan tillämplig lagstiftning till skydd för den personliga integriteten.

Personuppgifter vi hanterar

Vår ambition är att alltid vara transparent avseende hur vi samlar in och behandlar personuppgifter. En grundläggande princip är att vi endast samlar in personuppgifter som är nödvändiga, relevanta och inte överflödiga för det ändamål de är avsedda för.
Vi samlar normalt in personuppgifter från dig när du:

• Blir upplagd som användare i våra tjänster
• När du använder våra tjänster

De personuppgifter som normalt sett hanteras av oss inkluderar:

• Namn
• E-post
• Inloggningsinformation (t.ex. lösenord, IP-nummer)
• Information om användningen av olika dokumentpaket i VQ Legal
• Loggning av aktiviteter i VQ Lex

Insamling och hantering av övriga personuppgifter försöker vi i möjligaste mån minimera.

Personuppgifter som matas in i tjänsten

När användaren skapar dokument i tjänsten VQ Legal kan användaren också komma att mata in personuppgifter i form av namn, personnummer och kontaktuppgifter för att svara på frågor i tjänsten. Dessa uppgifter lagras hos VQ men finns endast tillgängliga för användaren och behandlas inte vidare av VQ. Uppgifterna hålls tillgängliga för användaren under en period om cirka 30 dagar. Därefter raderas dessa uppgifter.

Ändamålet med behandlingen av personuppgifter

VQ behandlar enbart personuppgifter som är relevanta för att uppfylla ändamålet med behandlingen. De primära ändamål för vilka vi behandlar personuppgifter är:

• Drift och support avseende våra digitala tjänster
• Kommunikation av marknadsföringsinformation inkl information av event
• Utveckling av våra tjänster genom statistikinsamling
• Uppföljning och övervakning av användningen av tjänsten genom sammanställning av användning av olika dokumentpaket

Behandling av personuppgifter som inte görs i syfte att uppfylla något av ovanstående ändamål ska inte genomföras och undviks därför av VQ i möjligaste mån.

Grunden för behandlingen

Den rättsliga grunden för behandling av personuppgifter är vanligtvis det kundavtal och tillhörande personuppgiftsbiträdesavtal som undertecknats för att få tillgång till tjänsterna VQ Legal respektive VQ Lex. I övriga fall är grunden för behandlingen ett samtycke.

Vad gäller kommunikationen av marknadsföringsinformation inkl information om event, finns ett kompletterande kontaktregister där behandlingen sker med stöd av vårt berättigande intresse att bibehålla en affärsrelation och kommunikation med dig som affärskontakt.

Säkerhet

Överföring av information till eller från tjänsten är krypterad och oåtkomlig för utomstående. VQ Legal ska inte äga rätt att ta del av den information som användare registrerar vid skapande av dokument. Vid misstanke om att användare använder tjänsten i strid med gällande lag eller avtalet förbehåller sig dock VQ Legal rätten att ta del av de uppgifter och den information som användaren registrerat vid skapande av dokument.

Dina rättigheter

Du har rätt att begära ut information från oss om användningen av de personuppgifter som rör dig. I den mån personuppgifterna hanteras enligt instruktioner i ett personuppgiftsbiträdesavtal kan du begära ut informationen från den personuppgiftsansvarige som i sin tur hämtar denna information från oss. Du har även rätt att få dina registrerade personuppgifter ändrade, rättade eller raderade. Du kan närsomhelst begära att få bli ”bortglömd” av oss varefter vi inte längre kommer att hantera dina personuppgifter. Observera dock att det kan innebära att vi inte längre kan erbjuda våra tjänster till dig.

Du kan även inge klagomål till tillsynsmyndigheten, i det här fallet Integritetsskyddsmyndigheten (IMY).

Överföring av dina personuppgifter

Den information som sparas hos VQ kan med iakttagande av gällande lagar och förordningar komma att lämnas ut till utomstående, det vill säga till person eller företag utanför VQ eller dess moderbolag, i den utsträckning det krävs för att uppfylla ändamålen med behandlingen.

Besök på vår webbplats

Som besökare behöver du inte lämna några personuppgifter för att kunna använda våra webbplatser.

Cookies och besökarstatistik

På vår webbplats samt i vår onlinetjänst används s.k. cookies. Cookies är små textfiler som lagras på besökarens dator och som bland annat sparar personliga inställningar och gör det möjligt att följa vad besökaren gör på webbplatsen. Det finns två olika typer av ”cookies”. Den ena är ”sessions-cookies” som används under den tid besökaren är aktiv på webbplatsen. Dessa cookies sparas bara temporärt i besökarens dators arbetsminne och tas automatiskt bort när besökaren stänger sin webbläsare. Den andra är ”varaktiga cookies” som används för att tala om för besökaren vad som hänt på webbplatsen sedan denne besökte webbplatsen sist samt för att känna igen återkommande användare. Dessa cookies används för att möjliggöra för användare att ha automatisk inloggning till tjänsten. Denna funktion aktiveras genom att användare kryssar för rutan ”Fortsatt vara inloggad”. Det är dock möjligt att inte tillåta att cookies lagras på hårddisken genom att göra en ändring av inställningarna för webbläsaren. Tillvägagångssättet för att blockera cookies varierar beroende på vilken webbläsare som används. För närmare instruktioner om detta kan användare välja ”Hjälp” eller annat relevant menyalternativ i webbläsaren. För användare som ej tillåter cookies, kan dock VQ inte garantera att alla delar av tjänsten kommer att fungera som avsett.

Hur länge finns uppgifterna kvar?

Vi kommer att vidta rimliga åtgärder för att bevara personuppgifter endast så länge som krävs för att uppfylla de ändamål för vilka de samlades in. Vi behåller dina personuppgifter så länge det behövs för att vi ska kunna fullgöra vårt åtagande d.v.s. tillhandahålla tjänsten, fakturera, hantera klagomål eller reklamationer m.m.

Uppgifterna i vårt kontaktregister med affärskontakter sparas dock så länge du har en affärsrelation med oss. Om du inte längre önskar få ta del av marknadsföringsinformation inkl information om events kan du meddela det på e-postadressen support@vqlegal.se, varvid dina uppgifter omedelbart kommer att raderas.

Allmänt om säkerhet

Det innebär alltid en risk att lämna ut personuppgifter över Internet. Inga tekniksystem är helt skyddade för intrång. VQ har emellertid vidtagit alla rimliga tekniska säkerhetsåtgärder som krävs för att skydda personuppgifterna mot otillbörlig åtkomst, förändring och förstörelse. Vid en eventuell dataincident som medfört att utomstående olovligen erhållit åtkomst till personuppgifter, åtar sig VQ att skyndsamt informera kunden om intrånget.

Kontaktuppgifter

Om du vill kontakta oss angående hanteringen av personuppgifter kan du alltid vända dig till:
VQ Legal AB
Vasagatan 3
645 30 Strängnäs
support@vqlegal.se