Personuppgifter och integritet

Din personliga integritet är av högsta vikt för oss

Din personliga integritet är ytterst viktig för oss. Därför behandlar vi alla personuppgifter enligt strikta principer och alltid med stöd i Dataskyddsförordningen (EU 2016/679), GDPR.

Personuppgifter vi hanterar

Vår ambition är att alltid vara transparent avseende hur vi samlar in och behandlar personuppgifter. En grundläggande princip är att vi endast samlar in personuppgifter som är nödvändiga, relevanta och inte överflödiga för det ändamål de är avsedda för.
Vi samlar normalt in personuppgifter från dig när du:

• Blir upplagd som användare i våra tjänster
• När du använder våra tjänster

De personuppgifter som normalt sett hanteras av oss inkluderar:

• Namn
• E-post
• Inloggningsinformation (t.ex. lösenord, IP-nummer)
• Information om användningen av olika dokumentpaket i VQ Legal
• Loggning av aktiviteter i VQ Lex

Insamling och hantering av övriga personuppgifter försöker vi i möjligaste mån minimera.

Personuppgifter som matas in i tjänsten

När användaren skapar dokument i tjänsten VQ Legal kan användaren också komma att mata in personuppgifter i form av namn, personnummer och kontaktuppgifter för att svara på frågor i tjänsten. Dessa uppgifter lagras hos VQ men finns endast tillgängliga för användaren och behandlas inte vidare av VQ. Uppgifterna hålls tillgängliga för användaren under en period om cirka 30 dagar. Därefter raderas dessa uppgifter.

Ändamålet med behandlingen av personuppgifter

VQ behandlar enbart personuppgifter som är relevanta för att uppfylla ändamålet med behandlingen. De primära ändamål för vilka vi behandlar personuppgifter är:

• Kontroll och uppföljning av behörigheter och åtkomst till uppgifter lagrade i tjänsten
• Drift och support avseende våra digitala tjänster
• Kommunikation av marknadsföringsinformation inkl information av event
• Utveckling av våra tjänster genom statistikinsamling
• Uppföljning och övervakning av användningen av tjänsten genom sammanställning av användning av olika dokumentpaket

Behandling av personuppgifter som inte görs i syfte att uppfylla något av ovanstående ändamål ska inte genomföras och undviks därför av VQ i möjligaste mån, såvida det inte sker för att uppfylla en avtalsförpliktelse med kunden eller en rättslig förpliktelse.

Grunden för behandlingen

Den rättsliga grunden för behandling av personuppgifter är vanligtvis det kundavtal och tillhörande personuppgiftsbiträdesavtal som undertecknats för att få tillgång till tjänsterna VQ Legal respektive VQ Lex. I övriga fall behandlas personuppgifterna som ett led i uppfyllandet av avtalet och utförs dessutom efter en intresseavvägning i vårt intresse för att säkerställa kvaliteten och säkerheten i tjänsten samt för utveckling av tjänsten.

Säkerhet

Överföring av information till eller från tjänsten är krypterad och oåtkomlig för utomstående. VQ Legal ska inte äga rätt att ta del av den information som användare registrerar vid skapande av dokument. Vid misstanke om att användare använder tjänsten i strid med gällande lag eller avtalet förbehåller sig dock VQ Legal rätten att ta del av de uppgifter och den information som användaren registrerat vid skapande av dokument. Det är även möjligt för kunder att initiera ett supportärende och uttryckligen ge VQ Legal i uppdrag att behandla uppgifterna i syfte att ge support.

Dina rättigheter

Du har rätt att begära ut information från oss om användningen av de personuppgifter som rör dig. I den mån personuppgifterna hanteras enligt instruktioner i ett personuppgiftsbiträdesavtal kan du begära ut informationen från den personuppgiftsansvarige som i sin tur hämtar denna information från oss. Du har även rätt att få dina registrerade personuppgifter ändrade, rättade eller raderade. Du kan närsomhelst begära att få bli ”bortglömd” av oss varefter vi inte längre kommer att hantera dina personuppgifter, om vi inte under en tiden måste fortsätta hantera dem till följd av åligganden enligt lag eller annan författning. Observera dock att det kan innebära att vi inte längre kan erbjuda våra tjänster till dig. Om du har gett ditt samtycke till behandling av personuppgifter kan du närsomhelst dra tillbaka detta genom att meddela oss härom.

Du kan även inge klagomål till tillsynsmyndigheten, i det här fallet Integritetsskyddsmyndigheten (IMY).

Överföring av dina personuppgifter

Den information som sparas hos VQ kan med iakttagande av gällande lagar och förordningar komma att lämnas ut till utomstående, det vill säga till person eller företag utanför VQ eller dess moderbolag, i den utsträckning det krävs för att uppfylla ändamålen med behandlingen eller för att uppfylla en rättslig förplliktelse.

Besök på vår webbplats

Som besökare behöver du inte lämna några personuppgifter för att kunna använda våra webbplatser.

Cookies och besökarstatistik

På vår webbplats samt i vår onlinetjänst används s.k. cookies. Cookies är små textfiler som lagras på besökarens dator och som bland annat sparar personliga inställningar och gör det möjligt att följa vad besökaren gör på webbplatsen. Det finns två olika typer av ”cookies”. Den ena är ”sessions-cookies” som används under den tid besökaren är aktiv på webbplatsen. Dessa cookies sparas bara temporärt i besökarens dators arbetsminne och tas automatiskt bort när besökaren stänger sin webbläsare. Den andra är ”varaktiga cookies” som används för att tala om för besökaren vad som hänt på webbplatsen sedan denne besökte webbplatsen sist samt för att känna igen återkommande användare. Dessa cookies används för att möjliggöra för användare att ha automatisk inloggning till tjänsten. Denna funktion aktiveras genom att användare kryssar för rutan ”Fortsatt vara inloggad”. Det är dock möjligt att inte tillåta att cookies lagras på hårddisken genom att göra en ändring av inställningarna för webbläsaren. Tillvägagångssättet för att blockera cookies varierar beroende på vilken webbläsare som används. För närmare instruktioner om detta kan användare välja ”Hjälp” eller annat relevant menyalternativ i webbläsaren. För användare som ej tillåter cookies, kan dock VQ inte garantera att alla delar av tjänsten kommer att fungera som avsett.

Hur länge finns uppgifterna kvar?

Vi kommer att vidta rimliga åtgärder för att bevara personuppgifter endast så länge som krävs för att uppfylla de ändamål för vilka de samlades in. Vi behåller dina personuppgifter så länge det behövs för att vi ska kunna fullgöra vårt åtagande d.v.s. tillhandahålla tjänsten, fakturera, hantera klagomål eller reklamationer m.m. Har du samtyckt till att dina kontaktuppgifter ska få ligga kvar i vårt klientregister för marknadsföringsändamål även efter det att kundförhållandet har upphört, ligger de kvar till dess du önskar att uppgifterna ska tas bort.

Allmänt om säkerhet

Det innebär alltid en risk att lämna ut personuppgifter över Internet. Inga tekniksystem är helt skyddade för intrång. VQ har emellertid vidtagit alla rimliga tekniska säkerhetsåtgärder som krävs för att skydda personuppgifterna mot otillbörlig åtkomst, förändring och förstörelse. Säkerheten för uppgifterna är dock även beroende av hur kunden utformat sitt eget säkerhetsskydd. Vid en eventuell dataincident som medfört att utomstående olovligen erhållit åtkomst till personuppgifter, åtar sig VQ att skyndsamt informera kunden om intrånget.

Kontaktuppgifter

Om du vill kontakta oss angående hanteringen av personuppgifter kan du alltid vända dig till:
VQ Legal AB
Vasagatan 3
645 30 Strängnäs
support@vqlegal.se